Saat ini banyak bentuk – bentuk
organisasi yang ingin membangun suatu sistem yang biasa disebut sebagai sistem
informasi manajemen, dan telah menyediakan dana yang cukup untuk organisasinya
tetapi usaha yang dijalankan tersebut
sering gagal. Ternyata penyebab dari kegagalan itu antara lain adalah dari
struktur organisasi yang kurang wajar, rencana organisasi yang belum memadai,
dan yang terpenting adalah kurangnya partisipasi manajemen sistem.
Informasi menjelaskan mengenai
organisasi atau salah satu sistem utamanya mengenai apa yang telah terjadi
dimasa lalu, apa yang sedang terjadi sekarang dan apa yang mungkin akan terjadi
dimasa yang akan datang tentang organisasi tersebut. Sistem informasi memuat
berbagai informasi penting mengenai orang, tempat, dan segala sesuatu yang ada
di dalam atau di lingkungan sekitar organisasi. Untuk itu suatu organisasi
harus mempunyai suatu sistem informasi manajemen yang bagus.
Asal
kata Sistem berasal dari bahasa
Latin systema dan bahasa Yunani sustema. Pengertian sistem adalah suatu
kesatuan yang terdiri komponen atau elemen yang dihubungkan bersama untuk
memudahkan aliran informasi, materi atau energi untuk mencapai suatu
tujuan. Atau dapat juga dikatakan bahwa Pengertian Sistem adalah sekumpulan unsur / elemen yang saling
berkaitan dan saling mempengaruhi dalam melakukan kegiatan bersama untuk
mencapai suatu tujuan. Jadi, secara
umum Pengertian Sistem adalah perangkat unsur yang teratur saling
berkaitan sehingga membentuk suatu totalitas.
Informasi
dapat didefinisikan sebagai hasil dari pengolahan data dalam suatu bentuk yang
lebih berguna dan lebih berarti bagi penerimanya yang menggambarkan suatu
kejadian yang nyata yang digunakan untuk pengambilan keputusan. Sumber dari
informasi adalah data, data adalah kenyataan yang menggambarkan suatu kejadian.
Data merupakan bentuk yang masih mentah, sehingga perlu diolah lebih lanjut.
Setelah data itu diolah baru bisa menghasilkan informasi.
Kualitas
dari suatu informasi tergantung dari tiga hal, yaitu :
- Akurat, berarti informasi harus bebas dari kesalahan – kesalahan dan tidak bisa menyesatkan. Akurat juga berarti informasi harus jelas mencerminkan maksudnya.
- Tepat pada waktunya, berarti informasi yang datang padapenerima tidak boleh terlambat. Informasi yang sudah usang tidak akan mempunyai nilai lagi.
- Relevan, berarti informasi tersebut mempunyai manfaat untuk pemakainya.
Secara
umum manajemen sebagai sebuah ilmu yang mengajarkan tentang proses untuk
memperoleh tujuan organisasi melalui upaya bersama dengan sejumlah orang atau
sumber milik organisasi. Dalam hal ini manajemen dibedakan menjadi 3 bentuk
karakteristik, diantaranya adalah :
- Sebuah proses dari aktivitas yang berkelanjutan dan berhubunga
- Melibatkan dan konsentrasi untuk mendapatkan tujuan organisas
- Mendapatkan hasil – hasil ini dengan bekerja sama dengan sejumlah orang dan memanfaatkan sumber yang dimiliki organisasi tersebut
Ditinjau
dari segi fungsinya, manajemen memiliki empat fungsi dasar manajemen yang
menggambarkan proses manajemen, antara lain perencanaan, pengorganisasian,
pengaruh, dan pengendalian. Sistem
informasi mengandung tiga aktivitas dasar didalamnya, yaitu : aktivitas masukan
(input), pemrosesan (processing), dan keluaran (output). Tiga aktivitas dasar
ini menghasilkan informasi yang dibutuhkan organisasi untuk pengambilan
keputusan, pengendalian operasi, analisis permasalahan, dan menciptakan produk
atau jasa baru.
Sistem
informasi manajemen (manajemen
information system atau sering dikenal dengan singkatan MIS) merupakan
penerapan sistem informasi di dalam organisasi untukmendukung informasi –
informasi yang dibutuhkan oleh semua tingkatan manajemen. SIM (sistem informasi
manajemen) dapat didefinisikan sebagai kumpulan dari interaksi sistem – sistem yang
bertanggung jawab mengumpulkan dan mengolah data untuk menyediakan informasi
yang bbergunauntuk semua tingkatan manajemen di dalam kegiatan perencanaan dan
pengendalian. SIM merupakan kumpulan dari sistem – sistem informasi. SIM tergantung
dari besar kecilnya suatu organisasi. Sistem
informasi manajemen terdiri dari sistem- sistem informasi sebagai berikut :
- Sistem informasi akuntansi
- Sistem informasi pemasaran
- Sistem informasi manajemen persediaan
- Sistem informasi personalia
- Sistem informasi distribusi
- Sistem informasi pembelian
- Sistem informasi kekayaan
- Sistem informasi analisis kredit
- Sistem informasi penelitian dan pengembangan
- Sistem informasi teknik
Contoh
yang terjadi pada saat saya berada di tempat magang saya yaitu di departemen
refrigerator PT Panasonic Manufacturing Indonesia adalah adanya sistem
informasi pembelian yng baik, dimana awal dari pembelian bahan baku di buat
atang di rancang dari bagian enginering. Bagian enginering mendesign jenis
kulkas yang akan di produksi. Hasil dari design yang telash dibuat, dikirim ke
bagian purchasing. Sebelum bagian purchasing memesan bahan baku yang
diperlukan, bagian purchasing harus mencari informasi dari bagian gudang,
apakah bagian gudang masih memiliki stock bahan baku yang diperlukan atau
tidak. Apabila tidakmemiliki stock yang diperlukan,bagian purchasing harus
melakukan koordinasi dahulu ke bagian finance untuk mendiskusikan masalah biaya
yang dikeluarkan. Apabila bagian finance sudah menyetujui dengan jumlah biayanya,
maka bagian purchasing dapat melakukan pemesanan bahan baku ke supplier.
Referensi :
